چرا کارمندان حواس پرت می شوند؟ - مجله نایس پاتوق

به گزارش دنیای اقتصاد به نقل از HBR، گاهی یک کارمند در محل کار حضور فیزیکی دارد، اما ذهنش جای دیگری است. در چنین مواردی، گفته می گردد که کارمند از نظر ذهنی، غایب است و روی کارش تمرکز ندارد. داشتن چنین فردی در تیم، آزاردهنده است. گاهی او فقط به انجام حداقل ها بسنده می نماید. گاهی نمی تواند کار ها را به موقع تحویل دهد یا حتی هنگام اجرای پروژه های مهم، مرتکب خطا می گردد. از کجا بفهمیم جریان چیست؟ اگر افت عملکرد او موقتی است، برای برطرف آن چه کنیم؟ اگر یک مشکل بلندمدت است چطور؟ و چه کنیم تا بی انگیزگی او روی دیگران تاثیر نگذارد یا بقیه اعضا را اذیت نکند؟

نظر کارشناسان

آلیس بویز، نویسنده و روان شناس بالینی می گوید: دلایل بی شماری باعث غیبت ذهنی کارمند می گردد. شاید احساس نادیده گرفته شدن دارد. شاید شغلش تغییر نموده و دیگر از پس آن برنمی آید. شاید هم مساله شخصی است. مثلا در شرف طلاق است یا تازه بچه دار شده و به اندازه کافی نمی خوابد و این روی عملکردش تاثیر گذاشته. شاید هم اصلا نمی داند رفتارش تغییر نموده. الیسون ریم، نویسنده، مشاور و مربی حوزه کسب وکار می گوید: صرف نظر از علت، وظیفه شما به عنوان مدیر این است که از او حمایت کنید. هدف این است که ببینید ریشه اینکه او دل به کار نمی دهد چیست و برای برطرفش چه باید کرد؟ 6گام برای یاری به چنین کارمندی وجود دارد که از این قرارند:

1- مدارک جمع کنید

بویز می گوید ابتدا باید ببینید عملکرد این کارمند دقیقا چطور افت نموده. از خودتان بپرسید: چه کار هایی هست که او از انجامش ناتوان است؟ دقیقا چه تاثیر منفی ای روی سازمان گذاشته؟

ریم می گوید: همچنین باید دقت کنید که این ها را از کجا می دانید. آیا شخصا افت عملکرد او را مشاهده نموده اید یا از دیگران شنیده اید؟ آیا مشتریان از او شاکی هستند؟ به مدت زمانی که این روال شروع شده نیز دقت کنید. آیا مشکل اخیرا پیش آمده؟ یا از ابتدا شاهد افت عملکرد او با یک شیب ثابت بوده اید؟

پاسخ این سوالات یاری می نماید نحوه برخورد با مشکل را پیدا کنید. ریم می گوید: شما به داده ها احتیاج دارید. هیچ وقت با کسی درباره رفتارش صحبت نکنید، مگر اینکه شواهد کافی درباره تاثیر رفتارش روی دیگران در دست داشته باشید. به این هم فکر کنید که چه چیزی عدم مشارکت او در کارهایش را تحریک می نماید. شاید مشکلش شخصی باشد و شما از آن بی خبر باشید، اما ممکن است یک سری چالش های سازمانی هم وجود داشته باشند که شما نسبت به آن مطلع نیستید، مثل فرهنگ کاری سازمان و دینامیک های تیمی مشکل زا که ممکن است روی تک تک افراد تاثیر منفی داشته باشد.

2- مراجع حل مشکل را بشناسید

بویز پیشنهاد می نماید قبل از مطرح کردن موضوع با کارمندتان، درباره مراجع حل چنین مسئله ای در سازمان تحقیق کنید. او می گوید: باید فرآیند ها و مکانیزم هایی در سازمانتان وجود داشته باشد. قطعا برطرف چنین مسئله ای بر عهده یک مدیر نیست. درباره سیستم حمایتی موجود در سازمانتان تحقیق کنید، از جمله برنامه های یاری به کارکنان، شبکه های سلامت، برنامه های منابع انسانی و دوره های آموزشی. خودتان را به اطلاعات مجهز کنید تا موقع یافتن راه چاره با کارمندتان آماده باشید.

3- دلسوز باشید

وقتی زمان گفت وگوی صریح و صادقانه با کارمندتان رسید، با او مهربان باشید. ریم می گوید: نشان دهید که واقعا نگرانید و مشتاق حل مشکل او به عنوان یک انسان هستید. از او سوال بپرسید. شما آنجا نیستید که او را سرزنش کنید. آنجایید که ببینید جریان چیست. به او نشان دهید که عمیقا قصد حمایت از او در عبور از بحران را دارید. گوش کنید و درکش کنید. به او بفهمانید که خیر و صلاح او را می خواهید تا اعتماد شکل بگیرد.

4- از او متناسب با شرایطش حمایت کنید

ریم می گوید وقتی درک بهتری از مشکل پیدا کردید، باید همراه با او به دنبال راه چاره بگردید. از او بپرسید چه یاریی از دستتان برمی آید. راه چاره، بستگی به این دارد که چه چیزی باعث فاصله دریافت او از کار شده است. مثلا اگر دلیلش استرس است، به او آزادی عمل دهید. بویز می گوید: وقتی کارمندی برای رسیدگی به یک مشکل شخصی از کار فاصله می گیرد، در برخورد با او باید محتاط و دقیق باشید. به عنوان مثال اگر مسئله ای در ازدواجش پیش آمده یا باید از والدین بیمارش مراقبت کند، از او حمایت کنید و سعی کنید درکش کنید. مهربان باشید.

از او بپرسید چه چیزی به او یاری می نماید؟ دورکاری؟ ساعات کار فشرده و تعداد روز های کمتر؟ کاهش وظایف؟ سپس برنامه ای بریزید تا این تغییرات را برای یک بازه زمانی معین، اعمال کنید، سپس باید راهی پیدا کنید که بقیه اعضای تیم در جریان قرار بگیرند و در عین حال حریم خصوصی کارمند مربوطه حفظ گردد. از او بپرسید: آیا می خواهی این اتفاقات را با آن ها در میان بگذاری؟ چقدر؟ اگر بدانند که با مسائل شخصی درگیری، قطعا باری از دوشت برخواهند داشت و درکت خواهند کرد. با هم فکر کنید و راهی پیدا کنید که مساله به درستی مدیریت گردد.

اگر دلیل فاصله دریافتش از کار، فقدان مهارت است، آموزشش دهید. ریم می گوید: وقتی حجم کار ها تغییر می نماید و کارکنان می آیند و می فرایند، این می تواند حتی کارکنان سختکوش و باانگیزه را نیز تضعیف روحیه کند. آن ها حس خواهند کرد که همه چیز دست به دست هم داده تا شکست بخورند و به این ترتیب دل به کار نخواهند داد.

از کارمندتان بپرسید که تغییرات در محیط کار چه تاثیری روی توانایی او در انجام کارش گذاشته. شاید مهارت ها، علایق و توانایی های او دیگر با مسوولیت هایش مطابقت ندارد. در این صورت باید با ارائه دوره های آموزشی دنباله دار و جلسات آموزشی دونفره از او حمایت کنید، همچنین باید درباره تخصیص وظایف، تجدیدنظر کنید تا وظایف هرکس، متناسب با نقاط قوتش و توانمندی هایش باشد.

اگر کارمند مربوطه دچار روزمرگی شده، خلاقیت به خرج دهید. بویز می گوید: اهدافش را کشف کنید. ببینید چرا حس رضایتمندی ندارد. از او بپرسید برای آنکه انتظاراتش برآورده گردد چه کاری از دستتان برمی آید. سپس باید برای ایجاد انگیزه دوباره در او خلاقیت به خرج دهید.

او می گوید: شاید احتیاجمند تقویت مهارت است یا به یک پروژه جدید احتیاج دارد تا دوباره به کارش علاقه مند گردد. به راه هایی فکر کنید تا او را به چالش بکشید و افق حرفه ای اش را گسترش دهید. اگر دچار فرسودگی شده، ببینید آیا لازمه های آن شغل، یعنی مهارت ها و وظایفش، معقول هستند یا نه.

بویز می گوید: خیلی وقت ها، میان انتظارات رسمی یک شغل و آنچه کارمند در عمل انجام می دهد زمین تا آسمان فاصله است. اگر او لازمه های اصلی شغلش را به انجام رسانده، اما عادت داشته سنگ تمام بگذارد و فراتر برود، پس محتمل است که دچار فرسودگی شده باشد. شاید بهتر باشد درباره انتظارات تجدیدنظر کنید یا راهی پیدا کنید که نقش کارمندتان، بیشتر مورد توجه قرار گیرد و از او بهتر قدردانی گردد. شاید به یک عنوان شغلی جدید احتیاج دارد یا مکانیزمی لازم است تا بابت نقشی که ایفا می نماید، از او قدردانی گردد.

اگر علت عدم حضور ذهنی او، گله و شکایتی مرتبط با کار است، درکش کنید. این یک امر معمول است که یک کارمند به دلیل مسائل و روابط میان اعضای تیم، از کار فاصله بگیرد. گرچه باید گلایه های او را جدی بگیرید، در عین حال باید تاثیرات عدم مشارکت او در کار ها را نیز معین کنید. ریم پیشنهاد می نماید بگویید: من درکت می کنم، خیلی حس بدی است، اما بگذار برایت بگویم که از بیرون چطور به نظر می رسی. اعضای تیمت حس می نمایند خودت را از آن ها جدا نموده ای و در کار ها سهمی نداری. این روی روحیه و بازدهی آن ها تاثیر می گذارد. جان کلام شما این است که من به فکر تو هستم، اما به بقیه اعضای تیم نیز اهمیت می دهم و رفتار تو تاثیر منفی دارد.

اگر او از رفتار خودش مطلع نیست، بادقت وارد عمل شوید. بویز می گوید: او شاید متوجه این نیست که رفتارش تغییر نموده. این کار احتیاجمند دقت و ظرافت است. از یکسو، ممکن است به دلیل عدم خودمطلعی، اصلا از رفتارش باخبر نباشد و فقط دچار بی توجهی باشد. جلب توجه او به تغییرات رفتاری اش، باعث می گردد به خودش بیاید، اما از سوی دیگر، ناتوانی او در تشخیص این موضوع، می تواند بیانگر یک مشکل شخصی عمیق تر و پیچیده تر باشد، مثل افسردگی. از آنجا که در بسیاری از موارد، ورود و کنکاش مدیر در زندگی شخصی کارمند، کار درستی نیست، پس راه چاره هایتان محدود می گردد. در این صورت، فقط گوش شنوای او باشید و اگر یاریی خواست، پیشنهاد یاری کنید.

5- با اعضای تیم روراست باشید

ریم می گوید علاوه بر صحبت با کارمندی که با مشکل روبرو است، باید با بقیه اعضا نیز صحبت کنید. فیل در اتاق یا همان مشکل غیرقابل انکار را به رسمیت بشناسید، اما با هیچ کس رفتار تبعیض آمیز نداشته باشید. حرفه ای عمل کنید. بویز پیشنهاد می نماید که ببینید چه چیزی بیشتر از همه روی اعصاب کارکنان است؛ زمان هدررفته؛ کار های عقب افتاده یا بدخلقی ها؛ سپس این مسائل را با اعضای تیم، برطرف و رجوع کنید. انتظارات را معین کنید. شرح دهید که چه چیز هایی احتیاج است. حواستان باشد که هر کاری می کنید، به هیچ کس برچسب نزنید. مشکل، یک نفر نیست. این مشکل تیم است.

6- شکیبا باشید (تا یک جایی)

بویز می گوید ایجاد انگیزه در کارمندی که دل به کار نمی دهد یک شبه اتفاق نمی افتد. متاسفانه ممکن است هیچ وقت اتفاق نیفتد. صحبت با کارمندی که دچار عدم حضور است، تضمین نمی نماید که دوباره از نظر روحی در محل کار حاضر گردد. اگر راه چاره هایی که اعمال کردید، به نظر جواب نمی دهند، این شاید یک نشانه باشد که آن صندلی، مناسب آن فرد نیست. در اینجا صداقت لازم است. اولویت های سازمان را شرح دهید و صراحتا بگویید که در خصوص عملکرد او، نگرانی هایی دارید. حالت ایده آلش این است که هر دو با هم به نتیجه برسید که او برای این کار ساخته نشده. برای آنکه حسن نیتتان را به او نشان دهید، بگویید که در یافتن یک شغل جدید به او یاری خواهید کرد.

مطالعه موردی: روراست باشید و برای بازگرداندن انگیزه، خلاقیت به خرج دهید

چارلی مارچنت، مدیرعامل آژانس بازاریابی دیجیتال Exposure Ninja می گوید که کارکنان قدرتمند به دلایل مختلفی دچار عدم حضور ذهنی می شوند. او می گوید: معمولا می بینم که علت تغییر در عملکردشان، مربوط به اتفاقات و چالش هایی است که در زندگی شخصی شان پیش آمده. اما گاهی هم پیش آمده که دلیل عدم مشارکت یک کارمند، واکنش به سیستم کار، تغییر در مدیریت سازمان، عدم پیشرفت یا رشد در شغل یا عدم تناسب شغل با نقاط قوت و علایق فرد است.

او اخیرا با کارمندی به نام باب سروکار داشت که به لحاظ روحی، غایب بود. او به مدت دو سال، یکی از اعضای کلیدی تیم بود. باب همیشه یکی از قابل ترین و سختکوش ترین کارکنان او بود، اما ناگهان همه چیز تغییر کرد. به نظر می آمد که حواسش به کار نیست. کار ها را دیرتر از موعد تحویل می داد و همکارهایش از او به خاطر برخورد های تندش شاکی بودند. چارلی می گوید: باب همیشه روی اهدافش متمرکز بود و برای رسیدن به آن ها سخت کوشش می کرد، اما ناغافل، ورق برگشت.

چارلی به این نتیجه رسید که باید با باب صحبت کند و ببیند دلیل تغییر در رفتار و عملکردش چیست. او صریح و مستقیم صحبت کرد: به او اطمینان دادم که همیشه از عملکردش راضی بوده ام و می خواستم از او حمایت کنم. اما در عین حال به او گفتم که متوجه عدم تمرکز او روی کارش شده ام و می خواستم دلیلش را بدانم.

باب هم دلیلش را شرح داد. او گفت که از رکود و عدم پیشرفت خسته شده. او مدت ها در این صندلی کار نموده بود، اما هنوز ایده ای نداشت که قدم بعدی در جهت شغلی اش چه خواهد بود.

چارلی باید با او صادق می بود. متاسفانه در واحد آن ها هیچ پست ارشدی که متناسب با مهارت های باب باشد، وجود نداشت، اما یک راه چاره به ذهنش رسید. او می گوید: در این شرکت، ما به کارکنانی که به دنبال ارتقا و پیشرفت هستند، پست هایی در سایر واحد ها را پیشنهاد می کنیم. باب در صورت تمایل می توانست آموزش ببیند و به یک سمت ارشد در یک واحد دیگر با یک حقوق بالاتر برود.

او و باب درباره مهارت ها و اهدافش صحبت کردند. او همچنین نظر مدیر یکی دیگر از واحد ها را جویا شد. آن ها با هم به این توافق رسیدند که باب، یک دوره آموزشی و برنامه پیشرفت شغلی را پشت سر بگذارد که شامل حضور پاره وقت او در یک واحد دیگر بود. اگر او برنامه را با موفقیت پشت سر می گذاشت و مصاحبه اش با مدیر واحد مربوطه نیز به خوبی پیش می رفت، رسما پیشنهاد ارتقای شغلی دریافت می کرد.

طی آن دوران، چارلی بار ها فرایند پیشرفت باب را چک می کرد و از او می پرسید که آیا از کار جدید لذت می برد یا نه. او می گوید: دقت کردم و دیدم حالا که باب در جهت جدید قرار گرفته، تمرکزش روی کارش، دوباره مثل قبل شده. باب ارتقا گرفت و حالا در کار جدیدش، حضور و تمرکز بیشتری دارد.

باید ها و نباید ها

• ببینید انتظارات و لازمه های شغلی چیست و کارمندتان کدام ها را برآورده نمی نماید.
• دلسوز باشید. به او نشان دهید که واقعا نگران و مایل به حل مشکلش هستید.
• درباره سیستم حمایتی سازمانتان تحقیق کنید؛ از جمله برنامه های یاری به کارکنان یا شبکه های سلامت.
• پیش از صحبت با او درباره تاثیر رفتارش، شواهد و مدارک جمع آوری کنید.
• ببینید آیا لازمه های شغلی معقول هستند یا نه؛ شاید او دچار فرسایش و خستگی مفرط شده باشد.
• شرایط بد را بیش از حد ادامه ندهید. وقتی کارمندی از نظر روحی غایب است، شاید معنی اش این است که شغل مربوطه برایش مناسب نیست. شاید وقت آن است که عذر او را بخواهید.